Konferenzen sind kräftezehrend, zeitintensiv – und eher unbeliebt. Doch Schule ist auf Zusammenarbeit angewiesen. Pädagogische Fragen müssen diskutiert, Entscheidungen abgestimmt und Entwicklungen im Kollegium getragen werden. Entscheidend ist deshalb nicht, ob Schulen Konferenzen brauchen, sondern wie sie diese gestalten.
Der Organisationspsychologe Steven Rogelberg sieht schlecht organisierte Besprechungen vor allem dann kritisch, wenn Teilnehmende das Gefühl bekommen, ihre Zeit zu verschwenden. Fehlende Relevanz, mangelnde Beteiligungsmöglichkeiten, ausufernde Diskussionen und eine unklare Moderation gehören zu den wichtigsten Frustfaktoren. An diesen Stellschrauben können Schulen drehen.
1. Nicht jede Information braucht eine Konferenz
Eine der wichtigsten Fragen wird idealerweise gestellt, bevor die Konferenz überhaupt einberufen wird: Müssen wir dafür wirklich zusammenkommen? Wer eine Konferenz hauptsächlich dafür nutzt, Informationen vorzulesen, die alle auch selbst lesen könnten, verschenkt eine der knappsten Ressourcen im Schulalltag: Zeit. Denn Termine, organisatorische Hinweise, Erinnerungen oder Informationen aus Arbeitsgruppen lassen sich häufig genauso gut schriftlich kommunizieren.
2. Aus Tagesordnungspunkten konkrete Fragen machen
Tagesordnungen wie „TOP 3: Schulhof“ oder „TOP 4: Medienkonzept“ sind weit verbreitet – aber wenig hilfreich. Denn sie verraten nicht, was genau geklärt werden soll. Rogelberg empfiehlt deshalb, Tagesordnungspunkte als Fragen zu formulieren, die in der Sitzung beantwortet werden sollen. (News4teachers) Aus „Projektwoche“ könnte beispielsweise werden: „Auf welches Thema einigen wir uns für die Projektwoche?“ Alle wissen so, worüber gesprochen wird – und wann der Tagesordnungspunkt abgeschlossen ist.
3. Lesen vorher – klären und entscheiden gemeinsam
Unterlagen, über die diskutiert oder entschieden werden soll, müssen rechtzeitig übermittelt werden. Wer beispielsweise über ein neues Pausenkonzept abstimmen möchte, sollte das Kollegium nicht erst während der Konferenz mit einem mehrseitigen Entwurf konfrontieren. Auch erste Meinungsbilder können vorab digital eingeholt werden. Dadurch erkennt die Moderation u.a., an welchen Punkten Diskussionsbedarf besteht.
4. Zeitbegrenzungen ernst nehmen
Konferenzen dehnen sich oft auf die Zeit aus, die ihnen zur Verfügung steht. Deshalb braucht jeder Tagesordnungspunkt ein realistisches Zeitbudget. Rogelberg empfiehlt sogar, Meetings bewusst etwas kürzer anzusetzen als zunächst für notwendig gehalten. Hilfreich kann ein Zeitwächtersein, der nicht mit der Moderation identisch sein muss. Wichtig ist allerdings: Ein Zeitlimit funktioniert nur, wenn es Konsequenzen hat. Ist die Zeit vorbei, muss entschieden werden: Wird abgestimmt? Wird das Thema vertagt? Oder übernimmt eine kleinere Arbeitsgruppe?
5. Moderieren heißt auch: freundlich unterbrechen
Eine gute Konferenzmoderation regelt weit mehr als das Aufrufen von Tagesordnungspunkten. Sie muss Diskussionen strukturieren, Zwischenergebnisse festhalten, Vielredner begrenzen, ruhigere Kolleg*innen einbeziehen und erkennen, wann sich eine Debatte im Kreis dreht. Daher gehört auch ein freundliches „Vielen Dank – ich glaube, die Position ist deutlich geworden.“ zu einer guten Moderation.
6. Große Runde oder kleine Gruppe? Das Format muss zum Thema passen
Bereits bei Gruppen von mehr als zehn Personen können die Beteiligungsmöglichkeiten deutlich abnehmen. Große Meetings entwickeln sich deshalb leicht zu Formaten einseitiger Kommunikation. Schulen können darauf reagieren, indem sie verschiedene Arbeitsformen kombinieren. Beteiligung bedeutet nicht, dass jede Person zu jedem Thema fünf Minuten sprechen muss. Häufig ist es effizienter, wenn eine kleine Gruppe einen Vorschlag vorbereitet und die Gesamtkonferenz anschließend über klar definierte Varianten entscheidet.
7. Diskussionen brauchen ein sichtbares Ergebnis
Kaum etwas ist frustrierender als eine halbstündige Diskussion, nach der niemand genau weiß, was nun eigentlich beschlossen wurde. Deshalb sollte jeder relevante Tagesordnungspunkt mit einer Ergebnissicherung enden: Was haben wir entschieden? Wer übernimmt was? Bis wann? Beschlüsse und Arbeitsaufträge sollten zudem dokumentiert werden – beispielsweise auf einer digitalen Tafel. Am Ende entsteht dann keine bloße Mitschrift der Diskussion, sondern eine übersichtliche Aufgaben- und Beschlussliste.
8. Wer spricht, ergänzt – statt zu wiederholen.
So wichtig gute Vorbereitung und Moderation sind: Auch Teilnehmende beeinflussen erheblich, ob eine Konferenz funktioniert. Hier kommen Faktoren wie Zuhören, Aufgreifen vorheriger Beiträge und der verantwortungsvolle Umgang mit der gemeinsamen Zeit zum Tragen. Sowie eine gewisse Selbstdisziplin: Muss der eigene Gedanke wirklich noch ausgesprochen werden, wenn zwei Kolleginnen ihn bereits formuliert haben? Ist die persönliche Anekdote für die Entscheidung notwendig?