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Stellenangebot: Assistenz der Schulleitung (m/w/d)

Stellenangebot: Assistenz der Schulleitung (m/w/d)

Für den Einsatz im Schulsekretariat unserer Lauder Beth – Zion Gemeinschaftsschule (Schule in freier Trägerschaft) in Berlin suchen wir ab dem 01. November 2019 eine

Assistenz der Schulleitung in Teilzeit

Verantwortung:

Als Assistenz der Schulleitung haben Sie in alle Bereiche der Schule Einblick und tragen dafür Verantwortung, dass Informationen nur mit Bedacht weitergegeben werden.

Die Position ist eine Schlüsselposition zwischen Schulleitung, Geschäftsleitung, Verwaltungsbereich, Mitarbeitern, Eltern, Schülerinnen und Schülern, Partnern und Lieferanten. Alle Kontakte werden hier verwaltet. In der Kommunikation nach außen, ist es besonders wichtig, dass ein positiver Eindruck der Einrichtung entsteht. Auch Intern läuft der Kommunikationsfluss über diese Position. Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten wird vorausgesetzt. Diverse Projekte wie Schulveranstaltungen / Sitzungen sind selbstständig unter Eigenverantwortung abzuwickeln.

Ihre Aufgaben / Organisation:

  • Post erledigen (Eingang, Ausgang, Umlauf)
  • Elektronische Kommunikation (E-Mails überwachen, weiterleiten, schreiben und versenden)
  • Erstellung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten (sowohl Digital als auch Papier)
  • Überwachung von Fristen
  • Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke und Protokolle selbständig und nach Diktat erstellen u. schreiben
  • Telefongespräche entgegennehmen und weiterleiten sowie Telefonate selbstständig führen
  • Terminkalender für Schulleitung führen
  • Sitzungen und Veranstaltungen vorbereiten, organisieren, betreuen und Abläufe überwachen
  • Protokollführung in Sitzungen und bei Veranstaltungen
  • Sekretariatsablage selbstständig führen, vertrauliche Akten verwalten
  • Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und so weit wie nötig weiterleiten
  • Redaktionelle Bearbeitung der Webseite der Lauder Beth – Zion Schule
  • Datenbanken pflegen unter Einhaltung des Datenschutzes
  • Statistiken anlegen, führen und interpretieren
  • Schülerdatensätze in Zensos (Verwaltungsportal des Landes Berlin) pflegen
  • Führen der Schülerakten
  • Pflege der Schülerdaten (sowohl Digital als auch Papier)
  • Kassenführung
  • Erstellen und Versenden von Rechnungen, Formularen, Bescheinigungen, Schülerausweisen
  • Beschaffung von Materialien, Bürobedarf, Unterrichtsmittel etc.
  • Ausgeprägt aktive Kommunikation gegenüber allen Mitarbeitern, Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten – Schnittstelle in der Lauder Beth – Zion GMS
  • Gebäudemanagement / Koordinierung der Hausmeisteraufgaben, Wartungsintervalle für technische Gebäudeausrüstungen und Geräte
Die Schule wünscht sich von Ihnen:

  • Freude an der Arbeit mit Kindern
  • Kaufmännische Fachkenntnisse, Berufserfahrung (fundierte Ausbildung mit Abschluss wünschenswert)
  • persönliche und soziale Kompetenz
  • eine kommunikationsstarke, integrative und begeisterungsfähige Persönlichkeit
  • sicheres Auftreten, gepflegtes Äußeres
  • sehr gute Kenntnisse im Umgang mit PC und gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Erlangung des Gesundheitspasses
  • Erlangung des Erste-Hilfe-Ausweises
  • ausgezeichnete Kommunikation; perfektes Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse
  • Dienstleistungs- und Serviceorientierung
  • Umgang mit webbasierten Anwendungen
  • Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
  • Loyalität / Identifikation mit dem Unternehmen
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Organisationsfreude
  • Beschwerdemanagement und Konfliktfähigkeit
  • Ausgeglichenheit und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Personentypen einstellen zu können
  • Selbstständige Problemlösung herbeiführen
Das bieten wir Ihnen:

  • Anstellung in Teilzeitt mit 30 Wochenstunden
  • Adäquate Vergütung
  • Arbeit in einem interessanten, multikulturellen Umfeld
  • Optimale Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit durch geregelte Arbeitszeiten
  • Nettes Kollegium
  • Fundierte fachbezogene Einarbeitung

Sie fühlen sich angesprochen?

Dann heißen wir Sie recht herzlich willkommen. Wir freuen uns schon jetzt auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen und Ihre Gehaltsvorstellungen.

Informationen zur Schule finden Sie unter www.lauderschule.de

Ihre Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte vorzugsweise per E-Mail an:

Lauder Beth – Zion Gemeinschaftsschule

Frau Kuchling

Rykestraße 53

10405 Berlin

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